Avant la rencontre

L’organisateur organisé s’y prend à l’avance…

 

1. Informer les participants

  • Ecrire et diffuser les invitations
  • Fabriquer les feuilles d’inscription

2. Réunir les adultes (enseignants, ATSEM, Parents …) encadrant la manifestation

  • Présenter la rencontre (esprit de la rencontre, organisation générale,déroulement de la journée )
  • Donner à l’avance à chaque adulte responsable d’un atelier, d’un groupe d’enfants les informations nécessaires au bon déroulement de l’activité

3. Réserver à l’avance

  • Prévenir les compagnies de transports
  • Réserver les salles ou les équipements sportifs
  • Prendre rendez vous avec la presse

4. Prévoir

  • La présentation éventuelle des résultats
  • Les récompenses éventuelles
  • Les goûters
  • Les activités de secours ou les annulations en cas de problème météo
  • L’inscription de votre rencontre dans votre espace webaffiligue (assurance)

5. Vérifier

  • Les licences
  • La trousse de secours
  • Numéros de téléphone des personnes encadrant la manifestation

Pendant la rencontre

Une organisation réussie !

Pour une rencontre réussie, il faut un minimum d’organisation et de méthode.
Le rappel de quelques points essentiels n’est pas inutile.

 

1. Informer les participants

  • Présenter la journée
  • Veiller à ce que tous les participants connaissent les lieux et activités
  • Répondre aux questions

2. Participer

  • Respecter le programme
  • Respecter les consignes de sécurité
  • Observer, conseiller…( arbitrage, grille de poules …)

3. Prévoir et mettre à disposition

  • L’utilisation de la pharmacie
  • L’eau
  • Les goûters éventuels

Après la rencontre

1. Informer les participants

  • Écrire et diffuser le compte rendu

2. Ranger

  • Le matériel
  • Les résultats : ranger les classements, performances… dans un registre des rencontres ( facultatif)

3. Clôturer

  • Les comptes : régler les factures
  • La rencontre en faisant un bilan avec l’ensemble des adultes présents (parents, ATSEM …) : ce qui a été réussi, ce qui n’a pas été réussi ….
  • Envoyer une lettre de remerciements aux partenaires.

Pour une question d’assurance, AVANT LA RENCONTRE, il faut inscrire celle-ci dans votre espace webaffiligue 

Organiser une rencontre